امروزه مدیران موفق روش های به روز و علمی را در رهبری سازمان خود استفاده می کنند و در هر سازمانی بر اساس اندازه و تعداد پرسنل و نوع فعالیت به تکنیک های متفاوتی نیاز است.
صندوق نظرات در شرکت ها:
در یک شرکت کوچک که تعداد کارمندان حتی به ده نفر هم نمی رسد نیاز است که از نظرات آنها درباره نحوه مدیریت شرکت یا رفتار پرسنل با یکدیگر مطلع شویم و قبل از اینکه با مشکلات جدی روبرو شویم؛ این مسایل را حل کنیم.
صندوق نظرات در سازمان ها:
حال تصور کنید که در یک سازمان بزرگ که ده ها نفر کارمند و کارگر دارد و هر گروه از آنها زیر نظر یک مدیر مشغول به فعالیت هستند. باید پای صحبت هر یک از آنها بنشینیم متوجه مشکلاتشان یا نقطه نظرات سازنده آنها درباره رفتار مدیران یا حتی روند کاری شرکت شویم.
معجزه صندوق نظرات:
پس چاره کار در کجاست و چگونه می توان کارمندان را ترغیب کرد تا پیشنهادات خود را برای بهبود روند کار بدهند یا بدون نگرانی از بازخواست یا توبیخ، انتقادات خود را مطرح کنند.
بله یک راهکار مفید استفاده از صندوق نظرات است.
صندوق پیشنهادات و انتقادات سازمان
صندوق نظرات چیست؟
صندوق نظرات یا صندوق پیشنهادات و انتقادات، جعبه یا محفظه ای توخالی است که برای انتقال نظرات کارمندان، پرسنل و مشتریان به مدیر یا صاحب آن مجموعه استفاده می شود.
این صندوق معمولا از جنس پلکسی گلاس، ام دی اف یا فلز آهن ساخته می شود.
معمولا در کنار صندوق جایی برای گذاشتن کاغذ تعبیه می شود و خودکار یا قلمی برای نوشتن در کنار آن نیاز است.
ساخت صندوق نظرات در نوین تندیس به اشکال دیواری، رومیزی و ایستاده انجام می شود و هر کدام از آنها در مکان مناسب آن استفاده می شود.
معمولا در راهرو ورودی یا سالن های انتظار و کلاً در هر مکانی که در معرض دید افراد مورد نظر شما باشد بهتر است استفاده شود.
در جاهای کوچکتر از مدل دیواری و در سالن های بزرگ بهتر است از مدل ایستاده استفاده شود تا بهتر دیده شود.
برای اتاق اشخاص یا پیشخوان هم مدل رومیزی بسیار مناسب است.
ورزشکارانی که در باشگاه فعالیت می کنند می توانند نظرات خود را درباره نحوه مدیریت باشگاه یا مزایا و معایب دستگاه ها و محیط باشگاه ابراز کنند و حتی پرسنل هم می توانند انتقادات خود را بدون نگرانی در صندوق بیاندازند.
صندوق نظرات در دفاتر خدمات الکترونیک دولتی و خصوصی:
دفاتر خدمات که مستقیما با ارباب رجوع در تماس هستند.
در راهرو یا سالن انتظار جای بسیار مناسبی برای گرفتن نظرات ارباب رجوع است.
مکان های دیگر استفاده کننده صندوق نظرات:
فرودگاه ها
پایانه های مسافربری
ایستگاه قطار
ایستگاه مترو
بیمارستان ها
پایانه های مسافری
ادارات دولتی
فروشگاه ها
خیلی جاهای دیگر که مدیران آن مجموعه قصد بهبود در کارکرد مجموعه خود را دارند بسیار کارا و پر فایده خواهد بود.
صندوق پیشنهادات و انتقادات دبیرستان
صندوق نظرات چگونه کار می کند؟
بله درست است که این صندوق برای انداختن نظرات و پیشنهادات استفاده می شود.
ولی آیا کاربرد آن فقط به گرفتن نظر دیگران محدود می شود؟
البته که نه!!!! امروزه کاربرد های زیادی برای آن وجود دارد که باعث افزایش سفارش صندوق نظرات شده است.
در شرکت های بزرگی که به وسیله یک سیستم اداری منظم مدیریت می شوند و ساختار سازمانی مدرن دارند برای هر قسمت و اطلاع از روند کاری از صندوق پیشنهادات استفاده می شود.
مثلا برای کنترل کیفیت و ایمنی یا HSE یکی از الزامات مکان هایی است که پرسنل در آن مشغول به کار هستند و جدیداً سفارش صندوق پیشنهادات در این زمینه به نوین تندیس بسیار ارجاع می شود مانند شرکت نفت، گاز ، پتروشیمی، کارخانجات بزرگ تولید مواد غذایی و دیگر سازمان های دارای سیستم کنترل ایمنی.
در مواردی هم این صندوق ها برای جمع آوری آرا در رای گیری های درون سازمانی استفاده می شود.
همچنین برای هر مجتمع مسکونی حتی با زیر ده واحد تا مجتمع های چند ده واحدی به صندوق نظرات نیاز است.
صندوق نظرات چه فوایدی دارد؟
حال رسیدیم به اصل قضیه!
آیا شما دوست دارید که کارکنان شما بدون آنکه چیزی بگویند سازمان شما را ترک کنند.
مشتریان وفادار شما بدون اطلاع شما از رقیبتان خرید کنند
ورزشکاران باشگاه شما از پیش شما بروند و شما دلیل رفتن آنها را ندانید
زمانی هم که نظرشان را می پرسید که دیگر دیر شده و آنها شما را ترک کرده اند.
این اتفاقات صدمات جبران ناپذیری به سازمان شما وارد می کند ولی راهکار بسیار ساده ای دارد. بله درست است؛ قبل از اینکه پرسنل یا مشتریان، شما را ترک کنند؛ انتقادات آنها را بشنوید و خود را اصلاح کنید. قبل از آنکه صبر و تحمل آنها تمام شود اقدام کنید و آن هم با استفاده از صندوق نظرات قابل دستیابی است.
البته روش صحیح استفاده از این صندوق هم مهم است و شما می بایست مکان درستی برای قرار گیری آن انتخاب کنید تا افراد بدون دغدغه از آن استفاده کنند. البته در بعضی جاها باید کاملا در دید باشد و در جای دیگر کمی پنهان بودن هویت نظر دهنده اهمیت پیدا می کند. این امر بستگی به نظر شما در اینکه به چه هدفی می خواهید برسید دارد.
صندوق پیشنهادات و انتقادات فیزیوت
از صندوق نظرات چگونه بیشترین بهره وری را داشته باشیم؟
خوب، تمیز بودن صندوق و سالم بودن آن اهمیت دارد.
اگر صندوق شما کثیف و کج و شکسته باشد آیا کسی رغبت می کند درون آن نظری بیاندازد. فرد با خود می گوید که اینها سالی یک بار هم به این صندوق سر نمی زنند چه رسد به اینکه برگه ما را بخوانند!
دیگر اینکه هر روز یا یک روز در میان صندوق را باز کنید و برگه ها را خارج کنید.
دیگر اینکه حتما به نظرات پاسخ بدهید یعنی به صورت اطلاعیه یا سخنرانی یا برگه ای در تابلو اعلانات افراد را از تصمیمات خود نسبت به پیشنهادات و انتقادات مطرح شده مطلع کنید.
در آخر اینکه همیشه یک تعامل مستمر با کارمندان و مشتریان خود داشته باشید تا بتوانید رونق کسب و کار خود را حفظ کنید و کارمندان خوب خود را در کنار خود داشته باشید.
