خلاصه:
منشأ اولیه صندوق انتقادات و پیشنهادات همچنان در ابهام قرار دارد و موارد متفاوتی برای آن ذکر شده است. یکی از این موارد مربوط به یک شوگان ژاپنی است به نام یوشیمون توکووا که در سال 1721 (قرن 18)، سیستمی مشابه صندوق پیشنهادات را در کشور خود به کار برد که البته با نام میاسو باکو در ژاپن شناخته می‌شد.تاریخچه صندوق انتقادات و پیشنهادات
منشأ اولیه صندوق انتقادات و پیشنهادات همچنان در ابهام قرار دارد و موارد متفاوتی برای آن ذکر شده است. یکی از این موارد مربوط به یک شوگان ژاپنی است به نام یوشیمون توکووا که در سال 1721 (قرن 18)، سیستمی مشابه صندوق پیشنهادات را در کشور خود به کار برد که البته با نام میاسو باکو در ژاپن شناخته می‌شد.
یکی دیگر از اولین موارد استفاده از صندوق پیشنهادات به سلسله قاجاریه در ایران و در قرن نوزدهم بر می‌گردد. ناصرالدین شاه، پادشاه قاجاری، سیستمی مشابه صندوق پیشنهادات امروزی به نام صندوق عدالت به کار برد که در آن همه مردم می‌توانستند نظرات و پیشنهادات خود را در این صندوق بیندازند. این صندوق در میدان ارگ نصب شد و دو مامور هم به طور دائمی در کنار صندوق نگهبانی می‌دادند. البته این صندوق پس از چند سال برداشته شد.
صندوق عدالت ناصری در میدان ارگ تهران و دو مأموری که مسئول محافظت از صندوق بودند
اولین صندوق‌های پیشنهاداتی که در غرب به کار رفتند، که البته با اسامی دیگری شناخته می‌شوند، در اواخر قرن نوزده در فرانسه بود. سپس با گذشت چند دهه، صندوق انتقادات و پیشنهادات به دیگر کشورهایی اروپایی و سپس به امریکا منتشر شد. البته در نهایت پس از جنگ جهانی دوم بود که این صندوق‌ها در سازمان‌ها و ادارات مورد استفاده قرار گرفتند و در شرکت‌های بزرگ ایتالیایی از جمله IRI, TIMO, TETI و ILVA به کار گرفته شدند. این صندوق‌ها بیشتر برای کارمندان بود و حتی در ازای پیشنهادات مفید و سازنده به آن‌ها جایزه داده می‌شد. در این زمان دیگر در همه جا از نام صندوق پیشنهادات استفاده می‌شد البته اسم “صندوق پیشنهادات” اولین بار در روزنامه لس آنجلس تایمز به کار رفت. امروزه نیز از اسامی مختلفی مثل صندوق انتقادات، صندوق پیشنهادات، صندوق درخواست‌ها و … استفاده می‌شود.
قوانینی که در هنگام نصب صندوق انتقادات و پیشنهادات باید در نظر بگیرید:
معلوم یا مجهول بودن نویسنده انتقاد یا پیشنهاد: شما می‌توانید درخواست کنید که منتقدان یا کسانی که پیشنهاد خود را وارد صندوق می‌کنند، نام خود را بنویسند و یا شماره تلفن و آدرس‌ایمیل خود را در برگه انتقاد و پیشنهاد وارد کنند و یا این که نیازی به معرفی نباشد و تنها برگه انتقاد یا پیشنهاد در صندوق‌انداخته می‌شود. البته با توجه به فرهنگ مردم ایران، بهتر است از درخواست نوشتن نام بخصوص در مواردی که صندوق پیشنهادات مختص کارمندان است، اجتناب شود.
مشخص کردن موضوعاتی که کارمند یا مشتری می‌تواند در مورد آن‌ها انتقاد کند و یا پیشنهاد بدهد: بهتر است مواردی را که کارمند یا ارباب رجوع می‌تواند در مورد آن‌ها پیشنهاد بدهد مشخص گردد تا پیشنهادات و انتقادات مرتبط با زمینه کاری و اهداف سازمان و اداره باشد.
زمان مشخصی را برای باز کردن صندوق در نظر بگیرید: معمولا در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها صندوق انتقادات و پیشنهادات، چه مربوط به ارباب رجوع باشد چه کارمندان اداره، هفته‌ای یک بار باز می‌شود. حتما برنامه باز کردن صندوق و خواندن نظرات ثابت باشد و به رعایت برنامه زمانی تعیین شده، مقید باشید. باید بدانید اگر شما صندوق انتقادات و پیشنهادات را به مدت طولانی باز نکنید، بخصوص در مواردی که صندوق برای کارمندان در نظر گرفته شده است، افراد دیگر تمایلی برای ارائه نظرات خود به شما را ندارند چرا که تصور می‌کنند نظرات آن‌ها برای شما اهمیتی ندارد.
فردی متخصص بعنوان مسئول صندوق انتخاب شود: در صورتی که سازمان یا اداره کوچکی دارید یک نفر و اگر سازمان شما خیلی بزرگ است یک گروه چند نفره را بعنوان مسئول صندوق انتقادات و پیشنهادات انتخاب کنید تا در زمان‌های مشخص شده صندوق را باز کنند و نظرات را بخوانند و پیشنهادات یا انتقاداتی که سازنده و مفید هستند را انتخاب کرده و در اختیار مدیر بگذارند تا در مورد آن‌ها بحث و تصمیم گیری شود.
صندوق برای افراد غیر متفرقه قابل باز کردن نباشد: صندوق به گونه‌ای نصب شود که قفل آن در معرض دید نباشد و تنها فرد یا چند نفر خاص اجازه بازگشایی صندوق را داشته باشند. بهتر است مدل صندوق طوری طراحی شود که دیگران به برگه‌های نظرات دسترسی نداشته باشند.
امنیت افراد نظر دهنده حفظ شود: مدیر باید آنقدر انعطاف داشته باشد که بتواند انتقادات زیردستان خود را بپذیرد. در مواردی که کارمندان در مورد سازمان یا اداره خود نظر می‌دهند و فرد نظر دهنده مشخص است و یا از روی دستخط و … شناسایی می‌شود باید این امنیت خاطر را داشته باشد که نظرات و انتقادات او هر چه باشد، زندگی کاری او را تهدید نخواهد کرد. در این موارد بهتر است افرادی که مسئول خواندن پیشنهادات و انتقادات هستند تنها خود نظر یا پیشنهاد را با مدیر و دیگر مسئولان مطرح کنند و از بردن نام نظر دهنده خودداری شود؛ مگر در مواردی که قرار است به پیشنهادات نفرات برتر جایزه‌ای تعلق بگیرد.
تشویق افراد به ارائه نظرات خود: در مورد صندوق انتقادات و پیشنهادات کارمندان می‌توان با تعیین جایزه به نظرات برتر آن‌ها را ترغیب به نوشتن کرد، در مواردی که صندوق مربوط به مشتریان است می‌توان از برگه‌های دارای کد استفاده کرد و به قید قرعه به افرادی که نظرات خود را در صندوق می‌اندازند جایزه اهدا گردد و یا از نظرات برتر تقدیر شود.
بسته به مکان مورد استفاده و فرهنگ منطقه، قوانین مورد استفاده در مورد صندوق انتقادات و پیشنهادات می‌تواند متفاوت باشد.
بعضی از سازمان‌ها و ادارات هم برنامه‌های مختلفی برای ثبت نظرات کاربران دارند. مثلا افرادی که از هتل یا رستوران‌های خاصی استفاده می‌کنند پس از پایان اقامت آن‌ها از آن‌ها درخواست می‌گردد تا نظرات خود را در یک پرسشنامه از قبل تدوین شده ثبت کنند و یا بصورت اینترنتی نظرات خود را اعلام کنند.
در بعضی ددانشگاه‌ها، افراد موظفند زمان فارغ التحصیلی پرسشنامه اینترنتی ثبت نظرات را پر کنند یا سازمان سنجش در مورد نحوه عملکرد ارگان‌های زیر نظر خود در هنگام برگزاری آزمون‌ها ابتدا درخواست می‌کنند تا افراد سوالات مربوط به نظرسنجی را پر کنند.
به این ترتیب هر سازمانی از روش‌ها و قوانین مختلف برای آگاهی از بازخورد اقدامات خود انجام می‌دهد تا بهتر از پیش بتواند عمل کند.
