لوح تقدیر توسط افراد و سازمان ها جهت قدردانی از خدمات و تلاش های یک فرد یا موسسه، موفقیت های وی و یا حتی خدمات مالی که در اختیار گذاشته اهدا می شود. به همین دلیل انتقال پیام مناسب از این طریق اهمیت بسیاری دارد. علاوه بر این فضای اختصاصی برای اهدای لوح و رسمی بودن آن الزامی است. اگر می خواهید از فردی قدردانی کنید برای طراحی لوح تقدیر به صورت صحیح باید چند سوال از خود بپرسید.
آیا این جایزه هر سال به کارکنان اهدا می شود؟- فرم لوح های قبلی و متن آنها به چه شیوه ای است؟
- به چه دلیل باید به صورت لوح تقدیر شود؟
- رابطه سازمان با شخص چیست؟
- آیا این سابقه طولانی است یا خیر؟
در صورتی که می خواهید از یک فروشنده نمونه قدردانی کنید باید عبارات مناسبی برای تمجید وی استفاده کنید برای مثال عباراتی مانند «فروش بی نظیر» و «فروش عالی» حس خوبی در فرد ایجاد می کنند. علاوه بر این فرد و کارکنان دیگر را به تلاش بهتر تشویق می کند. در صورتی که متن به درستی هدف پیام را منتقل نکند اثر منفی خواهد داشت از این رو در این مقاله نحوه نگارش کلی متون مورد استفاده در لوح های تقدیر بیان می شود.
پیام صادقانه
در ابتدا وقت گذاشته و فکر کنید دقیقا چرا باید از این فرد قدردانی کنید، تا بتوانید یک پیام صادقانه به فرد منتقل کنید. نیازی نیست یک متن پیچیده و سخت بنویسید تنها درک فرد از تلاش صادقانه شما کافی است.
دقت کنید که متن لوح کنایه آمیز به نظر نرسد. از شوخی و متن های بامزه در صورتی استفاده کنید که مطمئن هستید فرد از این متن ناراحت نخواهد شد.
متن ساده
از متن های رسمی و پیچیده خودداری کنید و تشریفات گیج کننده را به حداقل برسانید. متن های پیچیده تنها فضای لوح را پر می کنند و متن لوح تقدیر را به درستی منتقل نمی کنند. متن های ساده توانایی ارتباط بیشتری دارند. علاوه بر این استفاده از متن های کوتاه بیشتر توصیه می شود زیرا تاثیر بیشتری دارند. حتی اگر مستقیما به موضوع اشاره شده باشد بهتر از یک متن بلند بالا است که هیچ کس وقت خواندن آن را نخواهد داشت.
تمجید از فرد
لوح تقدیر به افراد با تلاش معمولی اهدا نمی شود بنابراین از استفاده از کلمات تعریفی و تمجیدی هراس نداشته باشید. کلماتی مانند «شجاعت»، «برتری» و «سخاوت» از این دسته هستند. این تعاریف باید به فرد توضیح دهد که چرا شایسته شناخت است.
در نوشتن متن لوح باید چاپلوسی و تملق کنار گذاشته شوند و تعریف و تمجیدهای اضافی نیز حذف شوند برای مثال ممکن است یک فرد در چند زمینه تخصص و تبحر داشته باشد اما نیاز نیست تمام این زمینه ها را در لوح نام ببرید و فقط به موضوع اصلی اشاره کنید.
متن عمومی و جامع
ممکن است علت گرفتن یک لوح تقدیر نوشتن یک مقاله خاص باشد یا حتی نجات یک موسسه به وسیله یک برنامه خلاقانه باشد. در هر صورت متن لوح نباید پیچیده و توضیحات فراوان داشته باشد و هر چقدر به صورت عمومی موضوع مطرح شود بهتر است. برای مثال به جای به کار بردن نام مقاله می توان تنها از عبارت«گسترش تعالی علمی» استفاده نمود.
البته دقت کنید که پیام آنقدر عمومی نباشد که کلمات اهمیت خود را از دست دهند برای مثال اگر تنها ذکر کنید«تعالی» این سوال پیش می آید که تعالی در چه زمینه ای؟
شخصی سازی لوح تقدیر
این دسته از جوایز زمانی معنادار هستند که نام فرد روی آن حک شده باشد، حتی اگر یک سازمان یا یک تیم باشد هم باید ذکر شود. اگر اهدای لوح تقدیر برای یک مناسبت باشد نیز باید نام مناسبت ذکر شود.
اگر جایزه به یک دوست یا یک تیم ورزشی اهدا می شود می توان از اسامی مستعار آنها استفاده کرد. برای مثال فرض کنید نام یک شخص علی باقری است اما در گروه خود با نام «آچار فرانسه» شناخته می شود و می توان در متن لوح تقدیر این نام را نوشت.
تصحیح متن
یک اشتباه تایپی یا نگارشی کوچک به راحتی یک لوح زیبا را خدشه دار می کند و ارزش خود را از دست می دهد. پیام متن را بارها بخوانید و بعد از مدتی فاصله مجددا مرور کنید تا از اشتباه در آن جلوگیری کنید. بهتر است از یک فرد دیگر نیز جهت اطمینان استفاده کنید.
